Veränderungen nach einer Mitarbeiterbefragung monitoren

Für das erfolgreiche Monitoring von Verbesserungsmaßnahmen nach einer Mitarbeiterbefragung sind zwei Dinge wichtig:

1. Die genaue Beschreibung von Verbesserungsmaßnahmen wie sie im Projektmanagement üblich sind: Zunächst müssen der Inhalt der Maßnahme genau definiert und der Maßnahmenverantwortliche festgelegt werden. Auch Unterstützungsmöglichkeiten sollten beschrieben sein. Ferner gilt es, einen Zeitraum für die Umsetzung der Maßnahme zu vereinbaren und wichtige Meilensteine festzulegen. Darüber hinaus sollte ein Ziel vereinbart werden, an dem zu erkennen ist, ob die Maßnahme tatsächlich erfolgreich abgeschlossen wurde.

2. Diese festgelegten Punkte sollten in einem Monitoring-Tool hinterlegt werden. Es werden zunächst die Inhalte, Zuständigkeiten und Zeitpläne mit Meilensteinen eingegeben. Im weiteren Verlauf ist der aktuelle Projektstand regelmäßig einzupflegen. An einer zentralen Stelle kann dann der aktuelle Stand der Maßnahmen gemonitort werden. Sind Zeitpläne überschritten oder wurden Meilensteine nicht eingehalten, so kann bei den Zuständigen nachgehakt werden.

Das Monitoring von Maßnahmen dient nicht der Kontrolle der Mitarbeiter, sondern der Kontrolle der erfolgreichen Maßnahmenumsetzung nach einer Mitarbeiterbefragung. Werden die einzelnen Maßnahmen in Mitarbeiterworkshops vereinbart, herrscht meist ein großes Commitment und jeder ist bereit, seinen Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung zu leisten. Doch die tatsächliche Umsetzung der Maßnahme geht im Alltag oft unter. Mit Hilfe geeigneter Monitoring-Tools werden die Mitarbeiter an die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung und die Wichtigkeit der Maßnahmenumsetzung erinnert.

Die beste Motivation ist eine kontinuierliche Information und Kommunikation (Kommunikation der Befragungsergebnisse) über den Fortschritt der Maßnahmen sowie die konkrete Einbeziehung von Mitarbeitern in die Maßnahmenumsetzung. Erfährt der Mitarbeiter regelmäßig über den Stand der Umsetzung von beschlossenen Maßnahmen, so hat er das Gefühl, dass sich aufgrund der Mitarbeiterbefragung im Unternehmen tatsächlich etwas verändert.

In den meisten Unternehmen hat sich ein etwa zweijähriger Rhythmus für Folgebefragungen bewährt. Es ist nicht sinnvoll, eine weitere Mitarbeiterbefragung zu früh durchzuführen, denn die aus einer ersten Mitarbeiterbefragung beschlossenen Maßnahmen müssen erst einmal umgesetzt (Maßnahmen umsetzen) werden. Auf der einen Seite sollte eine Folgebefragung nicht zu lange hinausgezögert werden, da sonst Veränderungen nur schwer der erfolgreichen Umsetzung von Maßnahmen aus der Mitarbeiterbefragung zugeordnet werden können. Daneben können sich nach größeren Zeitintervallen die Strukturen im Unternehmen stark verändert haben, so dass eine Vergleichbarkeit der Daten (Indizes erstellen) auf dezentraler Ebene nicht mehr möglich oder sinnvoll ist.

Werden Verbesserungs- und Organisationsentwicklungsprozesse durch Mitarbeiterbefragungen flankiert, kann der Einstieg in den Prozess erleichtert und die Akzeptanz der Veränderungen erhöht werden. Die Auseinandersetzung mit den Fragen und den Ergebnissen bewirkt, dass sich jeder befragte Mitarbeiter mit den Themen beschäftigt und über ihre Bewertung nachgedacht hat. Im weiteren Verlauf wird partnerschaftlich an den Themen gearbeitet und konkrete Veränderungsmaßnahmen werden abgeleitet.

Mitarbeiter, deren Meinung ernst genommen wird, spielen für die nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit eine zentrale Rolle. Denn sie erfahren tagtäglich die Schwachstellen in ihrem Arbeitsumfeld, der Technik und der Organisation. Bei entsprechender Vorbereitung - d.h. wenn die Fragen zur Erhebung struktureller und organisatorischer Schwachstellen überlegt ausgewählt werden - hat sich in zahlreichen Mitarbeiterbefragungen gezeigt, dass derartige Schwachstellen klar identifiziert werden können. Im anschließenden Prozess müssen dann konsequenterweise Maßnahmen zur Behebung umgesetzt werden. Nur so werden die Probleme auch tatsächlich gelöst. Kontinuierliche Verbesserungsprozesse können durch Mitarbeiterbefragung sehr gut flankiert werden.

Gelingen wird eine Mitarbeiterbefragung dann, wenn alle Projektphasen ernsthaft und kooperativ abgearbeitet werden. Das bedeutet: Einer gründlichen Planung folgt eine transparente Information und anschließende Befragung. Leider erkenne ich bei Mitarbeiterbefragungen immer wieder, dass die anschließende Ergebnisdarstellung und Umsetzungsphase äußerst dürftig ausfallen. Erst werden die Daten sehr professionell erhoben und in Hochglanzberichten präsentiert, nur selten werden dann aber wirklich nachhaltige Follow-up-Workshops durchgeführt und die Aktionen einem Monitoring und Controlling unterzogen.

Weitere Erfolgsfaktoren: Die Ziele der Mitarbeiterbefragung müssen klar definiert (Was will das Unternehmen?) und befragt werden (keine universellen Standardfragebogen, sondern maßgeschneiderte, zielorientierte Befragungen). Unerlässlich sind darüber hinaus ein konsequentes Projektmanagement und die strikte Anonymität der Daten. Eine konstruktive sozialpartnerschaftliche Zusammenarbeit mindert Widerstände gegen die Befragung und den anschließenden Umsetzungsprozess.

Zum vollständigen Interview "Mitarbeiterbefragungen aus arbeitgeberorientierter Sicht"